Τυφώνας Κατρίνα. Ο τυφώνας Ρίτα. Ο τυφώνας Wilma. Μόλις πριν από λίγους μήνες, αυτές οι καταιγίδες άλλαξαν τις ζωές εκατομμυρίων ανθρώπων. Ακόμα κι αν δεν δουλέψατε σε περιοχές που επλήγησαν από αυτές τις καταιγίδες, ίσως στείλατε προϊόντα σε – ή λάβατε προϊόντα από – εταιρείες στην περιοχή του Κόλπου. Πιστεύετε ότι δεν επηρεαστήκατε από αυτές τις φυσικές καταστροφές;
Τώρα, πολλαπλασιάστε αυτή τη σκέψη χίλιες φορές και θα έχετε κάποια ιδέα για το γιατί είναι απαραίτητο να έχετε έτοιμο ένα σχέδιο καταστροφής σε περίπτωση που αντιμετωπίσετε παρόμοια κρίση στην πόλη σας.
Πώς μπορείτε να σχεδιάσετε μια κρίση ή μια καταστροφή όταν συνήθως συμβαίνουν απροσδόκητα; Πόσο εύκολο είναι να προβλέψεις κάτι που δεν έχεις ζήσει; Αυτοί είναι δύο λόγοι για τους οποίους οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές μπορεί να αισθάνονται παράλυτοι όταν αντιμετωπίζουν τον σχεδιασμό μιας κρίσης. Μπορεί να αισθάνεται ξένο για κάποιους ακόμη και να προσπαθούν να φανταστούν τι να κάνουν ή να βάλουν σε χαρτί, επομένως είναι πιο εύκολο να το αναβάλουν για άλλη μια μέρα.
Σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης
Αλλά ας το δούμε με διαφορετικό τρόπο, πιθανώς σε μικρότερα κομμάτια, ώστε να μπορέσετε να αντιμετωπίσετε τις δυνατότητες. Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι να αναθέσετε αυτήν τη δουλειά σε ένα άτομο – μπορεί να είστε εσείς ή κάποιος άλλος – και να σχηματίσετε μια μικρή ομάδα για να υποστηρίξετε την προσπάθεια. Ένας ηγέτης θα κάνει αυτή τη διαδικασία πιο αποτελεσματική και αποτελεσματική.
Λοιπόν, ποιο είναι το πρώτο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να σχεδιάσετε μια κρίση; Κάνε μία λίστα. Μια απλή λίστα με «τι θα γινόταν αν» είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε. Σκεφτείτε τον νόμο του Μέρφι: «Αν κάτι μπορεί να πάει στραβά, θα πάει». Ανεξάρτητα από το πόσο περίεργο μπορεί να ακούγεται, σημειώστε όλα όσα θα μπορούσαν να ισχύουν για την επιχείρησή σας – από περιβαλλοντικές καταστροφές όπως σεισμούς, πλημμύρες ή τυφώνες μέχρι ανάκληση προϊόντος. Αυτή η λίστα θα πρέπει να καλύπτει οτιδήποτε μπορεί να οδηγήσει σε διακοπή στον κανονικό επαγγελματικό σας κύκλο.
Πιστεύετε ότι οι επεξεργαστές στη νότια Φλόριντα σχεδίαζαν πολλαπλούς τυφώνες το 2005; Όταν μιλάω με μερικούς ανθρώπους εκεί κάτω τώρα, δεν μπορούν καν να κρατήσουν τα ονόματα των τυφώνων ή ποιοι οδήγησαν σε ποια φάση ζημιάς. Θα στοιχημάτιζα ότι οι περισσότερες εταιρείες στη νότια Φλόριντα έχουν τώρα ένα σχέδιο καταστροφής τυφώνων που περιλαμβάνει πράγματα όπως εναλλακτικές πηγές ενέργειας, σχέδια εκτροπής προϊόντων και λίστες επικοινωνίας (τόσο για τους πελάτες όσο και για το προσωπικό της εταιρείας) μέχρι τώρα.
Σχέδιο Ανάκαμψης Επιχειρήσεων
Μόλις έχετε τη λίστα με τα «τι θα γινόταν,», ρίξτε μια ματιά γύρω σας για να αναλύσετε τις κρίσιμες υπηρεσίες και λειτουργίες της επιχείρησής σας – αυτές που κρατούν τις πόρτες ανοιχτές. Μερικά στοιχεία που μου έρχονται στο μυαλό είναι οι υπάλληλοι, οι ταμειακές ροές, ο εξοπλισμός για τη λειτουργία, τα τηλέφωνα και οι υπολογιστές και η εξυπηρέτηση πελατών. Αυτές είναι οι κρίσιμες λειτουργίες που θα είναι ζωτικής σημασίας για να τεθεί σε λειτουργία το συντομότερο δυνατό μετά από μια καταστροφή.
Στη συνέχεια, πάρτε αυτήν τη νέα λίστα και κατηγοριοποιήστε τα στοιχεία σε τρεις ή τέσσερις κύριες κατηγορίες που περιέχουν οτιδήποτε έχει ομοιότητα, όπως "Οικονομικά", "Επικοινωνίες", "Λειτουργίες" και "Άτομα". Τώρα, μπορείτε να αρχίσετε να βλέπετε πώς θα φαίνεται το σχέδιό σας - κατά προτίμηση πριν ξεσπάσει μια κρίση χωρίς προειδοποίηση. Μπορείτε να προσδιορίσετε ένα άτομο που θα είναι υπεύθυνο για κάθε κύρια κατηγορία και να ζητήσετε από την «ομάδα» να αφιερώσει λίγο χρόνο για να ερευνήσει και να γράψει ένα σχέδιο για το χειρισμό της κατηγορίας του κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.
Η πρώτη φάση του σχεδίου αφορά την έκτακτη καταστροφή. Αυτός είναι ένας οδηγός χρήστη για το πώς να διατηρήσετε έναν οργανισμό κατά τη διάρκεια της άμεσης καταστροφής. Για να είναι χρήσιμο ένα σχέδιο, πρέπει να δημιουργηθεί πριν συμβεί διακοπή. Η επόμενη φάση ενός σχεδίου, η «ανάκτηση», έχει σχεδιαστεί για να συνεχίσει να έρχεται η χρηματοδότηση, να συνεχίζονται οι υπηρεσίες και να εξυπηρετούνται οι πελάτες για να συνεχίσει η επιχείρηση να προχωρήσει μετά το τέλος της καταστροφής. Πρέπει να προγραμματιστεί μια τελική φάση «επιχειρηματικής συνέχειας» για να επανέλθει ο κύκλος στο σημείο όπου η εταιρεία είχε απόδοση πριν από την καταστροφή.
Οργανωτικό Σχέδιο
Αρκετοί τομείς που χρειάζονται πιο εμπεριστατωμένο σχεδιασμό περιλαμβάνουν την αποθήκευση πληροφοριών όπως τα αρχεία των εργαζομένων, της ασφάλισης και των οικονομικών αρχείων. Υλικό, λογισμικό και δεδομένα υπολογιστών· και έναν εργοταξιακό χάρτη και προδιαγραφές χρησιμότητας. Οργανώστε αυτά τα σημαντικά δεδομένα ώστε να υπάρχουν πολλαπλά αντίγραφα, με ένα σετ αποθηκευμένο σε εναλλακτική τοποθεσία σε περίπτωση που καταστραφεί το κεντρικό γραφείο.
Μια ακόμη ευρύτερη φάση σχεδιασμού περιλαμβάνει ανάλυση κινδύνου και ανάλυση επιχειρηματικού αντίκτυπου. Αυτά τα σχέδια είναι εξειδικευμένα και θα μπορούσαν να προετοιμάσουν την εταιρεία σας για την αποφυγή ακρωτηριαστικών οικονομικών ζημιών. Υπάρχουν πολλοί ιστότοποι που διαθέτουν ισχυρά εργαλεία σχεδιασμού για να βοηθήσουν σε όλες τις φάσεις αυτής της διαδικασίας σχεδιασμού, αλλά οι παρακάτω είναι καλοί ιστότοποι για να ξεκινήσετε:
•Ο Αμερικανικός Ερυθρός Σταυρός έχει καλές πληροφορίες για τις επιχειρήσεις στη διεύθυνση www.redcross.org.
•Το Institute for Business and Home Safety παρέχει εργαλεία προγραμματισμού στον ιστότοπό του στη διεύθυνση www.ibhs.org/business_protection.
•Τα Κέντρα Ελέγχου και Πρόληψης Νοσημάτων διαθέτουν μια ολοκληρωμένη λίστα σημαντικών τοποθεσιών Web στη διεύθυνση www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση διαθέτει έναν ιστότοπο για ετοιμότητα στη διεύθυνση www.ready.gov.
Το σπάσιμο της εργασίας σχεδιασμού σε μικρά κομμάτια και η οργάνωση μιας ομάδας που θα εργαστεί στο σχέδιο θα κάνει αυτή τη διαδικασία πιο άνετη. Ο Αμερικανικός Ερυθρός Σταυρός αναφέρει ότι έως και το 40 τοις εκατό των μικρών επιχειρήσεων δεν ανοίγουν ξανά μετά από μια καταστροφή όπως πλημμύρα, ανεμοστρόβιλος ή σεισμός. Μην αφήσετε την επιχείρησή σας να υποφέρει επειδή δεν είχατε χρόνο να στήσετε ένα σχέδιο.
Η EGA είναι μια συμβουλευτική εταιρεία που ειδικεύεται στο να βοηθά τη βιομηχανία παραγωγής με προετοιμασία ελέγχου ασφάλειας τροφίμων τρίτων, ανάπτυξη φρέσκων προϊόντων, έρευνα αγοράς, στρατηγικές μάρκετινγκ και διαφημιστικά σχέδια. Για περισσότερες πληροφορίες, καλέστε (616) 784-2728 ή επισκεφθείτε τη διεύθυνση www.edithgarrett.com.